سیستم‌ سازی کسب‌ و کار

وقتی می‌توانید یک هفته از کار فارغ شوید، در ساحل آفتاب بگیرید یا به کوهنوردی بروید و سپس برگردید و ببینید که همه چیز خوب پیش می‌رود. چطور چنین اتفاقی میفتد؟ اگر می‌خواهید روزی کسب و کاری داشته باشید که بدون شما همچنان به مسیر خود ادامه دهد، سیستم سازی کسب و کار را به کار بگیرید. پس اگر می‌خواهید بدانید که چگونه کسب و کار خود را سیستمی کنید، ما به شما می‌گوییم که چه مسیری را برای رسیدن به این هدف کنید. در این مقاله از وبسایت «سیناتلنت» در مورد مزایا و نحوه پیاده سازی سیستم‌ سازی در سازمان صحبت می‌کنیم.

سیستم سازی کسب و کار چیست؟

سیستم سازی کسب و کار فرآیند ایجاد یک روال هدفمند از وظایف مدون و قابل تکرار است. از رسیدگی به شکایت مشتری گرفته تا جذب نیروهای کاری جدید، شما می‌توانید بیشتر چیزها را در سازمان سیستمی کنید. ایجاد یک سیستم ممکن است در ابتدا بسیار دشوار به نظر برسد، اما هر چه سیستم شما بهتر باشد، کسب و کار موفق‌تری خواهید داشت. سیستم‌ها در زمان صرفه جویی می‌کنند و شما را در اوج بهره وری و خلاقیت نگه می‌دارند. همچنین در استعدادیابی دانش آموزان از سیستم برای کشف توانایی‌ها استفاده می‌شود.

هر کاری زمان‌بر است، حتی اگر کار کوچکی مانند نوشتن ایمیل برای مدیر یک بخش از سازمان باشد. فرض کنید در روز باید به چند نفر دیگر در سازمان ایمیل بزنید و هر کدام 15 دقیقه از وقت شما می‌گیرد؛ اما وقتی بتوانید ایمیل زدن را سیستمی کنید، زمان کافی برای انجام کارهای اصلی خود دارید. درحقیقت، سیستم سازی کسب و کار صرفاً به معنای مدیریت بهتر زمان نیست، بلکه در مورد استفاده از قدرت سیستم‌ها برای ایجاد منابع بیشتر است.

مزایای سیستم سازی کسب و کار

بسیاری از ما زمان زیادی را صرف تلاش برای حل مشکلات یکسان می‌کنیم. در صورتی که می‌توانیم این زمان را برای انجام کارهای مهمتر صرف کنیم. برای یک کسب و کار در حال رشد، سیستم سازی بسیار مهم است. اینگونه است که می‌توانید خود را از انجام تمام کارهای غیرضروری آزاد کنید و زمان بیشتری را برای کارهای استراتژیک داشته باشید. از طریق آزمون‌های استعدادیابی می‌تواند‌ توانایی دانش آموزان را تشخیص داد و به آنها کمک تا از زمان خود نهایت استفاده را ببرند.

در ادامه به دلایل استفاده از سیستم سازی کسب و کار اشاره می‌کنیم:

1- بهبود فرآیندها

‌سیستم ‌کسب و کار به شما یک رویکرد کارآمد می‌دهد؛ بنابراین شما و تیم‌تان دیگر هرگز مجبور نیستید دیوانه‌وار به دنبال راه درست انجام کارها باشید. به عنوان مثال، سیستماتیک کردن نشان می‌دهد که یک راه استاندارد برای انجام کارها وجود دارد و نیازی نیست هر بار یک کار خاص به یک شکل متفاوت انجام شود؛ بنابراین می‌توانید با برخی از سردردهایی که در راه اندازی کسب و کارتان ایجاد می‌شود خداحافظی کنید. از سویی دیگر، همه اعضای تیم کارها را یکسان انجام می‌دهند، زیرا سیستم در حال انجام دادن کارهاست. در این حالت، اشتباهات کمتر و کارهای بیشتری انجام می‌شوند.

2- واگذاری وظایف

به بیان ساده، اگر در انجام تمام کارها خودتان گیر کرده باشید، نمی‌توانید کسب و کار خود را افزایش دهید، اما اغلب اوقات مدیران احساس خوبی ندارند که برخی کارهای جزئی را به شخص دیگری واگذار کنند و آنها تا جایی که ممکن است به تنهایی کار را انجام می‌دهند. این کار ممکن است در کوتاه مدت با نگرانی کمتری همراه باشد، اما در بلند مدت هزینه‌های زیادی را برای شما به همراه خواهد داشت. بدین دلیل که شما زمان کافی صرف کارهای با ارزشمند نمی‌کنید و می‌خواهید خودتان به تنهایی دست به کار شوید. سیستم سازی کسب و کار به واگذاری وظایف به افراد دیگر منجر می‌شود و فضای لازم برای انجام کارهای مهمتر را باز می‌کند. در مشاوره و منتورینگ می‌توان اهمیت واگذاری وظایف را درک کرد.

3- گسترس سازمان

به این دلیل که هرچه کمتر درگیر عملیات روزانه و فرآیندهای تصمیم گیری باشید، تیم شما بیشتر به سیستم‌های مستقر نیاز پیدا می‌کند و به نوبه خود، شرکت شما مولدتر و سودآورتر خواهد بود. به عنوان مثال، هنری فورد در سال 1913 اولین خط مونتاژ متحرک را در کارخانه خودروسازی فورد در هایلند پارک نصب کرد. به هر فرد در طول خط یک کار داده شد (مانند قرار دادن یک قطعه از موتور) که آنها به طور مکرر کار خود را در کل شیفت انجام دادند. با این نوآوری، خودرویی که زمانی مونتاژ آن 12 ساعت طول می‌کشید، اکنون یک ساعت و نیم طول می‌انجامد. هنری توانست مدل خودروی T خود را به تولید انبوه برساند و سود شرکت فورد به شدت افزایش دهد.

نحوه سیستم سازی کسب و کار

یک سری مراحل وجود دارند که شما باید برای سیستم سازی در سازمان خود دنبال کنید. چیزی که‌ می‌خواهید به آن برسید یک سری از رویه‌‌های مستند به نام SOP (روش‌‌های عملیاتی استاندارد) است. اینها رویه‌ها به همه افراد دقیقاً می‌گویند چه کاری باید انجام دهند تا یک کار خاص اجرا شود. آنها یاد خواهند گرفت که چه کاری باید انجام دهند، چگونه آن را انجام دهند و چه زمانی آن را انجام دهند. در ادامه به مراحل پیاده سازی سیستم سازی کسب و کار می‌پردازیم:

یک لیست از وظایف تکرارشونده ایجاد کنید

اولین قدمی که باید بردارید این است که به تمام وظایفی که در کسب و کارتان به طور منظم انجام‌ می‌دهید فکر کنید. برخی از این موارد به صورت روزانه، برخی هفتگی، برخی ماهانه و برخی دیگر در صورت نیاز انجام خواهند شد. شما‌ می‌توانید لیستی از کارهای تکراری را تهیه کنید. استفاده از یک سند در کامپیوتر ترجیح داده‌ می‌شود زیرا‌ می‌توانید به راحتی در لیست خود تغییراتی ایجاد کنید بدون اینکه به هم ریختگی ایجاد شود.

هنگامی که تمام کارهای تکراری خود را شناسایی کردید، تخمین بزنید که هر کار چقدر طول‌ می‌کشد و آن را در لیست خود ثبت کنید. هنگامی که این کار را برای تمام کارهای موجود در لیست خود تکمیل کردید، سپس‌ می‌توانید لیست را بر اساس مدت زمان سازماندهی کنید. فهرست را بررسی کنید تا ببینید آیا وظایفی وجود دارند که وقت شما را بیهوده صرف‌ می‌کنند و‌ می‌توانید آنها را سیستمی کرده یا انجام آنها را به دیگران محول کنید. در استعدادیابی تحصیلی نیز وظایف دانش آموزان برای پرورش بهتر استعدادها اولویت بندی می‌شوند.

وظایف را اولویت بندی و سازماندهی کنید

هدف شما در اینجا این است که مشخص کنید کدام گروه در کسب و کار شما مسئول یک کار خاص است. به عنوان مثال، برخی از وظایف ممکن است مسئولیت بازاریابی، برخی از بخش عملیات، برخی از بخش مالی و غیره باشند. سپس به هر یک از وظایف نگاه کرده و اهمیت آنها را شناسایی کنید. به هر یک از کارها یک درجه اهمیت بدهید مانند «یک» به عنوان مهم‌ترین و «10» به عنوان کم اهمیت‌ترین!

مهم نیست که از چه رویکردی در این مرحله استفاده‌ می‌کنید. هر رویکردی که برای شما منطقی باشد و بتوانید وظایف را اولویت کند، مناسب خواهد بود. هنگامی که وظایف خود را اولویت بندی‌ می‌کنید، این فرآیند را بر اساس اهمیت وظایف و نقشی که آنها در انجام روان کارها دارند اجرا کنید. کاری که باید در این مرحله انجام دهید، ایجاد خط‌مشی‌ها و رویه‌هایی است که تضمین می‌کنند تمام وظایف ضروری طبق برنامه انجام می‌شوند.

اسنادی را برای فرآیندها ایجاد کنید

اکنون زمان آن است که شروع به مستندسازی تمام فرآیندهای خود کنید. ضروری است که تمام جزئیات لازم را در این مرحله درج کنید. ما دریافتیم که بهترین راه برای انجام این کار این است که خودتان را به جای کسی بگذارید که برای اولین بار باید این روند را دنبال کند. ایجاد یک راهنمای گام به گام بهترین راه است. اگر ممکن است برای مثال تصاویری مانند اسکرین شات از یک برنامه کامپیوتری اضافه کنید، این کار را انجام دهید.

ویدئوها روشی عالی برای توضیح نحوه انجام یک فرآیند هستند. برای ایجاد ویدیوهای توضیحی که دیگران به راحتی‌ می‌توانند آن را متوجه شوند، وقت بگذارید. قالب‌های رایگانی وجود دارد که می‌توانید آنها را دانلود کنید تا در مستندسازی فرآیندهایتان به شما کمک کنند. از کسی بخواهید که به شما در ایجاد اسناد کمک کند. در استعدادیابی تحصیلی نیز می‌توان اسناد لازم برای مستند کردن توانایی‌های دانش آموزان ایجاد کرد تا به هدایت تحصیلی منجر شود.

فرآیندهای مستند شده را اجرا کنید

پس از اینکه فرآیند کسب و کار خود را مستند کردید، بسیار مهم است که آنها را آزمایش کنید. شما می‌توانید دستورالعمل‌های ارائه‌ شده در فرآیندها را دنبال کنید و توجه داشته باشید که چقدر انجام آنها برای شما آسان است. این احتمال وجود دارد که شما نیاز به انجام برخی تنظیمات برای ارائه وضوح بیشتر در هنگام آزمایش داشته باشید.

هنگامی که فرآیندهای خود را آزمایش کردید، از شخص دیگری که با آنها آشنا نیست بخواهید آنها را آزمایش کند. اگر فرد سؤالی دارد، این نشان‌ می‌دهد که جزئیات کافی در فرآیندها وجود ندارد و شما بیش از حد به آشنایی خود با آنها اعتماد کرده‌اید. جزئیات بیشتری را برای غلبه بر این موضوع اضافه کنید. همیشه به یاد داشته باشید که هدف شما در این مرحله این است که شخص دیگری روی فرآیندها کار کند و نه شما تا مطمئن شوید که تمام فرآیندهای مستند شده قابل اجرا هستند.

سیستم سازی کسب و کار خود را بهبود بخشید

به احتمال زیاد چیزهایی در کسب و کار شما تغییر خواهند کرد، بنابراین مطمئن شوید که متعهد به بهبود مستمر سیستم سازی کسب و کار خود هستید. از طریق بهبود مستمر‌ می‌توانید فرآیندهای خود را کارآمدتر کنید. تیم خود را در این مرحله درگیر کنید تا بتوانند تغییراتی را در سیستم برای بهبود فرآیندها ارائه دهید. در استعدادیابی شغلی تعهد به بهبود مستمر در فرآیند بررسی مهارت‌ها و تطبیق آنها با بازار کار مهم است.

کلام آخر

وقتی صبح از خواب بیدار می‌شوید چه احساسی دارید؟ آیا انگیزه دارید که به جلو حرکت کنید تا تأثیر اثربخشی در موفقیت کسب و کار خود داشته باشید؟ یا پر از استرس و اضطراب هستید که کوهی از وظایف بر گردنتان انباشته شده است؟ اگر تلاش کنید و همه کارها را خودتان بدون هیچ سیستمی انجام دهید، برده وظایفی هستید که هر روز باید انجام دهید. اینجاست که سیستم سازی کسب و کار وارد عمل می‌شود و تا شما از کارهای روزانه کسل آور نجات دهد. برای استفاده از خدمات منتورینگ و پکیج‌های استعدادیابی با تیم مشاوران ما در سیناتلنت تماس بگیرید.

سوالات متداول

چگونه مناطقی در کسب و کار به سیستم سازی نیاز دارند؟

به دنبال کارهای تکراری، تنگناها و مناطقی باشید که معمولا اشتباهات در آنها رخ می‌دهند. فرآیندهای مربوط به فروش، خدمات مشتری، تولید و مدیریت را در نظر بگیرید. وظایفی را که می‌توانند استاندارد و مستند شوند، شناسایی کنید.

چگونه می‌توانم سیستم سازی کسب و کار خود را شروع کنم؟

با شناسایی فرآیندهای کلیدی در کسب و کار خود شروع کنید. هر مرحله را مستند کنید، رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP) ایجاد کنید و ابزارها و فناوری را برای پشتیبانی از این فرآیندها پیاده ‌سازی کنید. با بحرانی‌ترین و تاثیرگذارترین مناطق شروع کنید.

آیا خطراتی در ارتباط با سیستم سازی کسب و کار وجود دارد؟

خطرات شامل مقاومت در برابر تغییر، اختلال بالقوه در مرحله اجرا و نیاز به تعمیر و نگهداری مداوم است. مدیریت این ریسک‌ها از طریق ارتباط موثر، آموزش و رویکرد پیاده سازی تدریجی بسیار مهم است.